Für viele Planer ist die Eventplanung nur ein Teil der Arbeitsplatzbeschreibung. Andere Aufgaben müssen ebenso erledigt werden. Hier können Technologien, die auf künstlicher Intelligenz basieren, tatsächlich helfen.
Björn Sänger
Geschäftsführer Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V
Foto: VDVO
Die gute Nachricht ist: die Veranstaltung, das reale Aufeinandertreffen von Menschen, gibt es noch. Nach der Pandemie gab es viele Stimmen, die der Auffassung waren, parallel zum Homeoffice werde auch das Event, der Kongress, das Seminar in den virtuellen Raum ausgelagert werden. Zwar ist dies bei einigen Formaten auch geschehen, aber wenn man die Zahlen der Messen etwa heranzieht, wird deutlich, dass es Formate geben muss, bei denen Menschen auf Menschen treffen, sich austauschen und auch netzwerken können. Die Kaffeepause, bei der viele Dinge besprochen und angestoßen werden, gibt es bei einem virtuellen Kongress zwar, die Teilnehmer stehen allerdings allein vor ihrer Kaffeemaschine. Wie auch beim Homeoffice kristallisiert sich ein Mittelweg heraus. Natürlich gibt es Webinare und auch Routinemeetings werden in den virtuellen Raum verlagert, was schlussendlich auch der Nachhaltigkeit dient. Aber dann, wenn man in Erinnerung bleiben möchte, wenn man die Botschaft unterstreichen will, dann trifft man sich persönlich, dann gestaltet man ein Event.
Gleichwohl sind Veränderungen festzustellen. Der Fachkräftemangel macht sich auch bei den Veranstaltungsplanern, wie sie im Verband der Veranstaltungsorganisatoren (VDVO) als größtem Verband für Corporate Planer organisiert sind, bemerkbar. Für viele Planer ist die Eventplanung nur ein Teil der Arbeitsplatzbeschreibung. Andere Aufgaben müssen ebenso erledigt werden. Hier können Technologien, die auf künstlicher Intelligenz basieren, tatsächlich helfen.
Um die Branche weiter entwickeln zu helfen, hat sich der VDVO am von der EU geförderten Projekt „BEFuture“, wobei BE für „Business Events“ steht, beteiligt. Hier werden Ideen und Start-Ups, die die Veranstaltungsbranche disruptiv voranbringen, gecoached und gefördert, in etwa vergleichbar mit der TV-Sendung „Die Höhle der Löwen“. Die 15 besten Ideen / Start-Ups, die sich im Rahmen des VDVO-Captain MICE Future Awards präsentieren, erhalten Zugang zum europäischen Accelerator-Programm und bis zu 30.000 € Förderung. Start ist mit dem Bootcamp am 28. und 29. November in Hamburg.
Aus dem Projekt entstanden ist bereits ein Avatar, der mit künstlicher Intelligenz arbeitet, und der „Max“ getauft wurde. Max kann man sich ein wenig vorstellen, wie die bekannten Systeme Siri oder Alexa, allerdings ist er auf Veranstaltungsplanung spezialisiert.
Im Dialog entwickelt er Ideen zur geplanten Veranstaltung, stellt Rückfragen, klärt Details und organisiert dann im Hintergrund das Event. Er schlägt Orte und Rahmen vor und erledigt den Anfrage- und Buchungsprozess. Der menschliche Planer wird von der rein organisatorischen Arbeit entlastet und kann sich auf den kreativen Teil seiner Tätigkeit konzentrieren.
Diese Entwicklungen sind verstärkt zu beobachten und dieser Einsatz von KI wird im Bereich der Corporate Planer zunehmen, nicht nur, weil der VDVO Max seinen Mitgliedern zur Nutzung zur Verfügung stellt.
