Digitale Transformation: „Smart Factory“ leicht gemacht

Pumpenhersteller KSB spart durch Dokumentendigitalisierung 7.700 Arbeitsstunden im Pilotwerk ein

Analoge Projektkorrespondenz in Form von Briefen in einem Industriebetrieb ist heutzutage nicht mehr zeitgemäß. Tatsächlich wird der Schriftverkehr für Großprojekte im Maschinen- und Anlagenbau auch im Jahr 2024 oft noch sehr umständlich via E-Mail abgewickelt. Dies führt zu einer enormen Flut an Dokumenten, die organisatorisch kaum einen Unterschied zum traditionellen Papierverkehr macht.

Andreas Dangl

Entrepreneur und Geschäftsführer der Fabasoft Approve GmbH.

In seiner Funktion unterstützt er Unternehmen aus der Industrie bei der Einführung von smarter Software zum Managen technischer Daten & Dokumente.

Externe Partner wie Lieferanten und Kunden müssen jederzeit über Projekt- und Lieferstatus Bescheid wissen. Mitarbeitende im Qualitätsmanagement prüfen für jedes Bauteil individuelle Zertifikate und Normen manuell und kommunizieren die Information – wiederum per E-Mail – an interne und externe Stellen. Abschließend gehen diese Unterlagen als Teil der Gesamtdokumentation zu einer Maschine oder Anlage an den Kunden. Diese umfasst oft mehrere Tausend Seiten, die er nochmals auf Richtigkeit und Validität prüfen muss. Lange Durchlaufzeiten, hohe Fehleranfälligkeit und damit verbundene drohende Vertragsstrafen sind die Folge – ganz abgesehen von dem enormen Ressourcenverbrauch.

Umdenken bei Pumpenhersteller KSB

Um genau diesem Chaos Einhalt zu gebieten und die Dokumentationsanforderungen in der Projektarbeit transparent und im Sinne der „Digitalstrategie Deutschland“ durchzuführen, entschied sich die KSB SE & Co. KGaA vor einigen Jahren dazu, ihre Produktionsstätten in eine „digitale Fabrik“ umzuwandeln und bis dato ungenutzte Potenziale besser auszuschöpfen. Gestartet wurde im Pilotwerk in Pegnitz. Der weltweit tätig Pumpen- und Armaturenhersteller beauftragte im ersten Schritt die Managementberatung NEONEX, die konkrete Use Cases definierte. In der Potenzialanalyse wählte NEONEX die Prozesse der Lieferanten- und Kundendokumentation sowie die Erstellung und Steuerung der Prüfpläne als Fokusprojekte aus.

In weiterer Folge wurde als Partner für die Umsetzung der Daten- und Dokumentendigitalisierung Fabasoft Approve ausgewählt. Approve on Fabasoft PROCECO fügt als cloudbasiertes Daten- und Dokumentenmanagementsystem für die Industrie alle Informationen aus den verschiedenen Quellen zusammen und vernetzt sie miteinander, sodass jederzeit eine ganzheitliche Sicht gegeben ist. Der gesamte Austausch von Unterlagen sowie die vertragsrelevante Kommunikation mit Lieferanten und Kunden erfolgt über die sichere, hochgradig anpassbare Plattform. „Erfolgreiche Digitalisierung braucht verlässliche Partner mit professionellen Produkten: Fabasoft Approve erreicht höchste Ansprüche an Komfort, intuitive Bedienung und moderne Architektur“, erklärt Jana Densborn, Project Manager bei der NEONEX Industry Performance GmbH.

Kommunikation mit Lieferanten digitalisiert

Mit Approve ist es gelungen, umfangreiche Sonderdokumentationen von Lieferanten transparent zu verwalten sowie unternehmensübergreifende Genehmigungsverfahren nachvollziehbar in einer Plattform abzuwickeln,

so Christian Strobl aus dem Operativen Einkauf bei KSB.

Ganze 4.500 Arbeitsstunden spart KSB dank der Digitalisierung der Lieferantendokumentation mit Approve im Pilotwerk ein. Davor dauerte es rund 130 Stunden pro Projekt, die korrekten Projektunterlagen zu beschaffen. Die Implementierung digitaler Workflows und Vernetzung der externen Partner in der gemeinsamen Datenumgebung ermöglicht eine transparente und tagesaktuelle Sicht auf Projektstatus, Revisionen, Dokumentationsumfang und Freigaben für jedes Dokument. Ein smartes Fristen- und Terminmanagement inklusive Erinnerungsfunktion sorgt für eine zeitgerechte Erledigung.

Simples Design, großer Mehrwert

Über das flexible Rollen- und Zugriffsrechtesystem und Software as a Service-Prinzip, können jederzeit neue Anwender:innen einfach hinzugefügt werden. Sie finden ihre zu erledigenden Aufgaben direkt in ihrem persönlichen Arbeitsvorrat. Spezifische Filtermöglichkeiten und eine semantische Volltextsuche erleichtern das gezielte Auffinden von Informationen.

Das klare Dashboard-Design hilft, den Überblick zu behalten. Approve synchronisiert bidirektional Daten mit SAP – dadurch werden Medienbrüche vermieden und die Projekte bleiben stets aktuell. Die Speicherung von Metadaten liefert wichtige Zusatzinformationen.

Unübersichtliche Maximaldokumentenlisten werden durch die Software über den Workflow aufgebrochen – so erkennt die technische Auftragsabwicklung einfach die erforderlichen Unterlagen für jede Kundenbestellung und wählt diese direkt im System aus. Zulieferer erhalten quasi per Knopfdruck Informationen über den erforderlichen Dokumentationsumfang. Die Unterlagen können direkt im Lieferantenportal hochgeladen und an KSB retourniert werden, wo sie Mitarbeiter:innen prüfen und freigeben.

Kundenkorrespondenz wird vereinfacht

Approve revolutioniert auch die Kundenkommunikation: Sämtliche Pumpendokumentationen inklusive zugehöriger Prozesse fügt die Software zusammen. Über das Kundenportal können die Auftraggeber alle Dokumente direkt lesen und kommentieren, ohne die Benutzeroberfläche verlassen zu müssen.

Qualitätsmanagement neu gedacht

Ein Computer Aided Quality-System wie Approve hilft Unternehmen, Qualitätsmanagementprozesse medienbruchfrei entlang der Wertschöpfungskette zu gestalten. Es verbindet qualitätsbezogene Daten aus verschiedenen Systemen entlang der Lieferkette und automatisiert die Erstellung umfangreicher Prüfpläne (Quality Control Plans, QCP). Für KSB hat Approve den vollautomatischen QCP-Generator entwickelt. Dieser löst das Problem der zeitaufwendigen Prüfplanerstellung, indem er strukturierte Quality Control Plans praktisch auf Knopfdruck generiert. So spart der Pumpenhersteller jährlich 3.200 Arbeitsstunden im Pilotwerk ein und ermöglicht eine transparente Kommunikation.

Die Einführung von Approve zur Digitalisierung der administrativen Prozesse reduziert den manuellen Aufwand, beseitigt Medienbrüche und steigert die Qualität entlang der gesamten Supply-Chain. Ein weltweiter Roll-out ist geplant.