Der Prozess ist in Unternehmen altbekannt: Die Briefe werden aus dem Briefkasten geholt, an die richtigen Empfänger innerhalb der Firma verteilt und dann nach und nach geöffnet und bearbeitet. Doch haben Sie diesen Ablauf schon einmal hinterfragt? Dies ist ein Prozess, der beinahe so alt ist wie die Post selbst. Im heutigen digitalen Zeitalter muss es zeitgemäße Optionen geben, die hier ansetzen und dafür sorgen, dass Sie nicht im unnötigen Papierchaos untergehen.
Die Lösung liegt auf der Hand: Postdigitalisierung. Durch den digitalen Empfang werden neueMöglichkeiten der Zusammenarbeit und der Verwaltung von Briefen eröffnet. Nicht nur im Arbeitsalltag, sondern auch im aktuell so prominenten Home Office können Sie so von der Digitalisierung profitieren und neue Workflows einrichten. Der digitale Briefkasten des Berliner Startups CAYA hilft Ihnen dabei, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Die Postdigitalisierung als Chance
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es unmöglich, sich der Digitalisierung zu verweigern. Stattdessen ist es bereits jetzt essentiell, mit dem Tempo des technologischen Fortschritts mitzuhalten und sich und das Unternehmen dabei zukunftssicher aufzustellen. Gerade uralte Prozesse, die sich seit Jahrzehnten nicht verändert haben, wie das genannte Postmanagement, können hierbei Roadblocks darstellen, die es zu beseitigen gilt.
Dabei ist die Digitalisierung Ihrer Eingangspost denkbar einfach: Durch eine Postweiterleitung z.B. per Nachsendeauftrag erreicht Ihre Post eines der Scancenter von CAYA, wo durch ein hochautomatisiertes und -standardisiertes Verfahren Ihre Briefe geöffnet und gescannt werden und anschließend in der CAYA-Plattform landen.
Die digitale Post und ihre Vorzüge
Auf der CAYA-Plattform, die Sie sowohl über Desktop, als auch mobil erreichen können,eröffnen sich Ihnen nun ganz neue Möglichkeiten der Postverwaltung.
Der digitale Empfang erlaubt Ihnen eine orts- und zeitunabhängige Verwaltung Ihrer Briefpost.Auch im Home Office oder auf Reisen muss die Post nicht warten, denn sie kann selbstverständlich heruntergeladen und so digital geteilt werden. Durch das Abschaffen des physischen Elements der Post werden bereits hier mögliche Fehler minimiert, wie z.B. das Verschütten von Kaffee oder einfaches Verlegen. Denn mit der Volltextsuche und Filterfunktion finden Sie die gewünschten Briefe ohne Probleme wieder.
Per Machine Learning und komplexen Algorithmen werden Informationen wie Absender, Betreff und Inhalt des Briefes digital bereitgestellt, sodass Sie Ihre Briefe ganz bequem sortieren und archivieren können. Dazu können Sie natürlich auch die praktische Ordnerfunktion nutzen, die es Ihnen erlaubt, Ihre Briefpost z.B. nach Rechnungen, Werbung oder Abteilungen zu sortieren. Als Bonus können Sie den Briefen auch persönliche Tags geben, die es für die zuständigen Personen leichter machen, die richtigen Briefe auf einen Blick zu erkennen.
Besonders interessant für Selbstständige und Kleinstunternehmen: Postalische Rechnungen werden ebenfalls ausgelesen und lassen sich bequem und ohne Umwege über die CAYA-Plattform bezahlen.
Starten Sie in Ihre Zukunft
Während CAYA weiter an neuen Funktionen tüftelt, die Ihnen das Leben noch weiter erleichtern, können Sie bereits jetzt einfach auf digitale Post umstellen.
Durch die neue Art des Postmanagements optimieren Sie nicht nur diesen Prozess, sondern auch Ihr Zeitmanagement. Gesparte Arbeitszeit durch weniger Papierchaos bedeutet mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge – sowohl privat als auch professionell. Denn seien Sie ehrlich: Möchten Sie auch in Zukunft Ihre kostbare Zeit damit verbringen, Ihre Briefpost per Hand zu bearbeiten?
