Michael Hollauf
Mitgründer und CEO von Meister
Als Twitter auf dem gleichnamigen Mikroblogging-Dienst verkündete, dass alle Mitarbeitenden für immer von zuhause aus arbeiten dürfen, schlug dies Wellen. Mark Zuckerberg schloss sich prompt an, weitere erfolgreiche Digitalunternehmen wie Spotify und Salesforce zogen nach. Diese Entscheidungen machen deutlich, dass die anfängliche Angst um den Abfall der Produktivität nicht berechtigt ist. Denn im Kampf um die besten Talente scheint “Work from Anywhere” eines der zukunftsfähigsten Modelle zu sein. Grundlage dafür liefert die Digitalisierung, denn sie ermöglicht eine Zusammenarbeit von überall. Dabei haben sich einige Kollaborations-Tools als richtige Produktivitäts-Booster für Remote-Work-Modelle bewährt.
Strukturiert durch den Homeoffice-Alltag
Flexiblere Arbeitszeiten und der eingesparte Arbeitsweg: Das Homeoffice bedeutet in vielen Fällen mehr Zeit für Familie, Freunde und Hobbies. Aus diesen Gründen würden laut einer in diesem Jahr durchgeführten Umfrage 80 Prozent der Arbeitnehmenden einer Freundin oder einem Freund empfehlen, von zu Hause aus zu arbeiten.
Remote-Arbeiten ist nicht ohne Grund so beliebt: Die Selbstorganisation jedes Einzelnen kann das Team dazu ermutigen, einander mehr zu vertrauen und sich aufeinander zu verlassen. In jedem Fall zeigt die neue Arbeitsrealität, dass die Produktivität darunter nicht leidet. Im Gegenteil, oft sind Remote-Teams sogar effizienter und produktiver.
Dennoch birgt der Remote-Arbeitsplatz auch ihre eigenen Herausforderungen, wie etwa der fehlende Austausch mit Kolleg:innen. Die kurze Unterhaltung zu Projektständen mal kurz an der Kaffeemaschine oder über den Schreibtisch hinweg entfällt. Bei der Remote-Arbeit ist demnach eine transparente Kommunikation der Mitarbeitenden unabdinglich, um Wissenslücken zu vermeiden. Damit die Kollaboration für das gesamte Team so einfach und stressfrei abläuft, sind besonders Softwaretools geeignet – und zwar entlang des gesamten Workflows.
Gemeinsam produktiv mit Mindmaps, Kanban und Wissens-Hubs
Die Frage lautet daher: Wie sieht nun eine effektive digitale Zusammenarbeit aus, die mehr beinhaltet als E-Mails und Video-Calls? Für einen produktiven Workflow sollten folgende drei Aspekte berücksichtigt werden:
1. Es lohnt sich, kreative Methoden wie das Mindmapping für die Projektplanung und -übersicht zu nutzen: Teams können mit übersichtlichen Online-Mindmaps wie MindMeister Brainstormings besser visualisieren. Die spielerische, nichtlineare Darstellungsform sorgt für einen kreativen Ideenaustausch. Denn laut einer Studie lässt sich mit Projektplanungen, die mittels einer Mindmap visualisiert wurden, die Produktivität sogar um 23 Prozent steigern.
2. Steht der erste Projektplan, bahnt sich die erste Hürde an: Wie werden aus dem Ideenfundus konkrete Maßnahmen? Eine Task-Management-Software wie etwa MeisterTask, idealerweise mit einer Kanban-Aufteilung, ist eine bewährte Lösung. Als webbasiertes Tool können Mitarbeitende in Echtzeit über Aufgaben kommunizieren, aufgabenbasiert Informationen teilen, Zuständigkeiten definieren und durch automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen das Team stetig auf dem Laufenden halten. So wird das Aufgabenmanagement effizienter und Kolleg:innen arbeiten produktiver zusammen.
3. Egal, welche Größe und Branche: Jedes Unternehmen büßt Effizienz ein, wenn es keine einheitliche Dokumentation gibt. Dadurch entstehen Wissensinseln und neue Informationen werden nicht mit allen Teammitgliedern geteilt. Auf diesem Wege geht Know-how verloren. Für dieses Problem gibt es mittlerweile praktische kollaborative Notiz- und Dokumentations-Tools wie z. B. MeisterNote, in denen Remote-Teams gemeinsam an einem zentralen Dokument arbeiten.
Produktiver zusammenarbeiten, effizienter kommunizieren
Das hybride Arbeiten ist nun fester Bestandteil der Arbeitswelt – und Unternehmen müssen ihre Strukturen, sofern noch nicht geschehen, entsprechend anpassen. Durch die neue Form des Arbeitens werden nicht nur Büroflächen eingespart, Firmen können außerdem auf einen größeren Talentpool zugreifen, sind für Arbeitnehmer:innen attraktiver und die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigt durch die erhöhte Flexibilität.
Damit Remote Work jedoch reibungslos funktioniert, braucht es webbasierte Kollaborations-Tools. Sie entpuppen sich als wahre Helfer im Homeoffice und geben Teams ein gutes Gefühl, alle Projekte von A bis Z im Griff zu haben. Und noch ein letzter Tipp: Bevor die Entscheidung für ein Tool fällt, sollten Firmen darauf achten, ob es sich mit anderen Lösungen integrieren lässt, um einen lückenlosen Workflow zu garantieren und ob der Serverstandort in Deutschland liegt, sodass der Datenschutz gewährleistet ist.
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